Phòng hội thảo: Đặc điểm, các kiểu setup & địa điểm cho thuê uy tín

Phòng hội thảo được lựa chọn để tổ chức các buổi tọa đàm, cuộc họp, hội nghị, mít tinh… Những căn phòng này sẽ được bố trí trong các khách sạn sang trọng, tòa nhà hiện đại hoặc trung tâm hội nghị tiện nghi. Tùy vào nhu cầu và chi phí, bạn sẽ có nhiều lựa chọn đa dạng.

1. Phòng hội thảo là gì?

Phòng hội thảo tiếng Anh là gì? Căn phòng này được dịch là Conference room.

Phòng hội thảo là một phòng được bố trí để tổ chức các nội dung về hội thảo, hội nghị, tọa đàm, cuộc họp hay liên quan đến kinh doanh, công việc… Phòng hội nghị là nơi họp nội bộ hoặc dùng để tiếp khách hàng. 

Phòng hội thảo thường có không gian tương đối kín. Chỉ những người có phận sự hay thư mời mới có thể vào phòng để bảo mật thông tin nội bộ.

>>> Tìm hiểu thêm về những loại hình du lịch MICE cực HOT ở Việt Nam

2. Đặc điểm của phòng hội thảo

Tùy vào chi phí, quy mô, có rất nhiều loại phòng hội nghị, từ phòng hội nghị giá rẻ đến phòng hội nghị khách sạn 5 sao. Phòng hội thảo đều có một số điểm chung như:

• Địa điểm bố trí: được bố trí trong các văn phòng, khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc cả trường học, bệnh viện. Đôi khi các phòng hòa nhạc, phòng tiếp khách cũng có thể sử dụng làm phòng hội nghị.
• Không gian: tương đối kín, chỉ những người được phân công, có chức trách, nhân viên phục vụ và khách có thư mời mới có thể ra vào. Việc này giúp bảo mật thông tin của những buổi hội họp nội bộ.
• Cơ sở vật chất: được trang bị đầy đủ, tiện nghi và tối giản gồm bàn ghế, bảng, bản đồ, tủ tài liệu. Nhiều nơi còn có thêm máy tính, máy chiếu, dàn ánh sáng - âm thanh - micro hiện đại.

3. Các loại phòng hội nghị, hội thảo phổ biến hiện nay

Hiện nay, có rất nhiều loại phòng hội nghị như:

• Phòng setup kiểu chữ U
• Phòng bố trí kiểu lớp học
• Phòng setup kiểu nhà hát (Theatre)
• Phòng setup kiểu bàn tròn
• Phòng setup kiểu Conference
• Phòng setup kiểu bàn cocktail, tiếp khách
• Phòng setup kiểu rỗng ở giữa

>>> Gợi ý ngay 4 điểm du lịch MICE ở Phú Quốc để du khách thoải mái vừa hội họp, vừa tận hưởng kỳ nghỉ ý nghĩa 

4. Gợi ý địa điểm cho thuê phòng hội thảo hiện đại, chất lượng

Những địa điểm cho thuê phòng hội thảo, phòng họp, hội nghị hiện nay gồm:

• Các trung tâm tổ chức sự kiện
• Resort, khách sạn cho thuê phòng hội nghị - phòng hội thảo khách sạn
• Nhà hàng, nhà hát
• Hội trường tòa nhà văn phòng, co-working space
• Khu du lịch, các trung tâm triển lãm

Nên thuê phòng hội thảo tại Hà Nội, thuê phòng hội thảo tại TPHCM, phòng hội nghị Đà Nẵng ở đâu? Hãy để Vinpearl đồng hành cùng các doanh nghiệp để tổ chức thành công các buổi hội thảo, hội nghị. Từ đó tạo ấn tượng tốt với các khách mời tham dự, đối tác… đồng thời thuận tiện kết hợp hội họp với du lịch nghỉ dưỡng cao cấp.

Vinpearl sở hữu hệ thống trung tâm hội nghị vô cùng đẳng cấp gồm:

• Almaz Convention Center Hà Nội
• Vinpearl Convention Center Nha Trang 
• Vinpearl Convention Center Phú Quốc
• Chuỗi khách sạn, resort sang trọng tại Phú Quốc, Nha Trang, Đà Nẵng, Hội An, Hạ Long 

Vinpearl sẽ mang đến cho bạn những buổi hội họp đẳng cấp kết hợp nghỉ dưỡng sang trọng với:

• Hệ thống phòng họp đa dạng, đáp ứng mọi quy mô. 
• Nhiều ưu đãi tiện lợi như khi mua gói teabreak chỉ với 100.000 VNĐ/pax/teabreak và tặng ngay sử dụng phòng họp nửa ngày. Chỉ 6.000.000 VNĐ cho gói Rehearsal 8 tiếng…
• Ẩm thực đa dạng, Welcome night ngay ngày check in và thực đơn mỗi bữa sẽ được thay đổi phong phú, không có phụ thu.
• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản, thái độ phục vụ chu đáo, nhiệt tình sẽ làm hài lòng mọi khách hàng.
• Phòng ở vô cùng tiện nghi, đạt chuẩn quốc tế. Nâng cấp 30% lên hạng phòng Ocean, tối đa 50 phòng/đoàn và phòng Suites dành cho Ban lãnh đạo, phòng view biển cho Booker công ty.

>>> Liên hệ để nhận ngay yêu cầu báo giá và thuê phòng hội thảo của Vinpearl TẠI ĐÂY

5. Kinh nghiệm thuê phòng hội họp phù hợp 

Bỏ túi ngay các tips hữu ích để thuê phòng hội nghị:

• Không chọn nơi quá xa trung tâm thành phố, nên chọn tại những con đường lớn để dễ tìm kiếm, ưu tiên gần trung tâm thương mại hoặc có bãi đỗ xe thuận tiện.
• Nắm rõ tính chất của sự kiện, ví dụ như buổi ký kết quan trọng sẽ tổ chức trong phòng họp trang trọng, không nên tổ chức tại khu du lịch ngoài trời.
• Tìm hiểu về các tiện nghi của phòng hội thảo, kiểm tra kĩ hệ thống ánh sáng, âm thanh, màn hình, hệ thống mạng và các dịch vụ đi kèm.
• Xem xét cách bố trí của sân khấu, chỗ ngồi khách mời.
• Cần tham khảo chi phí của các phòng hội nghị, xem thêm ưu đãi, giảm giá nếu có.

Những cuộc hội họp, gặp gỡ và giao lưu với đối tác và khách hàng là các hoạt động quan trọng, không thể thiếu với bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc lựa chọn được phòng hội thảo phù hợp, tiện nghi sẽ giúp sự kiện tăng tính chuyên nghiệp, dễ dàng kết nối, giảm thiểu mọi rủi ro.

>>> Nhận ngay yêu cầu báo giá và thuê phòng hội thảo của Vinpearl và đừng quên booking ngay các voucher, combo, tour du lịch Phú Quốc, Nha Trang, Đà Nẵng, Hội An, Hạ Long siêu hấp dẫn!