Các bước lên kế hoạch tổ chức đi du lịch cho nhân viên

Mùa hè đến chính là thời điểm mà hầu hết các công ty, doanh nghiệp hay tổ chức lên kế hoạch tổ chức đi du lịch cho nhân viên của mình. Sau một thời gian dài làm việc mệt nhọc, đây là khoảng thời gian nghỉ ngơi tuyệt vời giúp nhân viên lấy lại cảm hứng làm việc, tăng sự sáng tạo cho các dự án tiếp theo. Hãy cùng tham khảo các bước lên kế hoạch du lịch công ty trong bài viết sau đây.

1: Chuẩn bị các thông tin cần thiết

Đầu tiên, để có thể lên kế hoạch tổ chức đi du lịch cho nhân viên một cách chính xác, trơn tru nhất, bạn phải chuẩn bị đầy đủ các thông tin như:

• Số lượng người tham gia, form đăng ký cho người thân gia đình nhân viên rồi đưa ra tổng kết số lượng cuối cùng;
• Khảo sát địa điểm mong muốn của nhân viên;
• Thời gian đi du lịch cụ thể của công ty;
• Kỳ du lịch kéo dài trong bao nhiêu ngày;
• Có hoạt động team building hay không để chuẩn bị kịch bản, trò chơi hợp lý;

Tổ chức đi du lịch cho nhân viên phải có kế hoạch tỉ mỉ. Ảnh: Internet

2: Lựa chọn điểm đến cho kỳ du lịch của công ty

Thông thường, một số công ty trước khi đi du lịch định kỳ hằng năm sẽ đưa ra các phiếu khảo sát với nhiều địa điểm khác nhau để nhân viên lựa chọn và lấy ý kiến số đông. Trong các lựa chọn, người phụ trách sẽ đưa ra những địa điểm du lịch ở các khu vực, vùng miền khác nhau chứ không nên trùng lặp như nhiều điểm cùng là biển, nhiều điểm cùng là núi…

Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp lại chỉ định ban tổ chức có quyền được lựa chọn địa điểm du lịch cho nhân viên. Nếu là người có quyền quyết định điều này, bạn nên chọn các địa danh là xu hướng du lịch năm, địa dành nhân viên các năm chưa khám phá, địa danh được đánh giá an toàn giữa mùa dịch covid-19…

3: Lựa chọn hình thức tham quan du lịch

Hiện nay, đa phần các doanh nghiệp khi lên kế hoạch tổ chức đi du lịch cho nhân viên theo nhóm từ 20 người trở lên thường chọn hình thức đi theo tour. Có nghĩa là sau khi chốt số lượng, địa điểm, thời gian du lịch, BTC sẽ chọn ra một công ty tour uy tín, chất lượng để được bao trọn gói.

Chọn dịch vụ tour du lịch tại các công ty, bên phía họ sẽ đưa ra lịch trình cụ thể trong thời gian định sẵn, BTC chỉ cần xem xét, duyệt và sau đó thực hiện theo hướng dẫn viên. Hình thức du lịch theo tour mang đến nhiều ưu điểm khi đi theo đoàn đông người vì dễ kiểm soát, giá cả hợp lý, phương tiện vận chuyển tiện nghi và có hướng dẫn viên.

Du lịch tự túc do công ty tự sắp xếp

Trong trường hợp, công ty chọn hình thức du lịch tự túc, do cán sự nội bộ tự tổ chức, kế hoạch cần chuẩn bị sẽ kỹ càng và tỉ mỉ hơn.

• Sắp xếp các điểm đến sao cho hợp lý theo khoảng cách để rút ngắn thời gian di chuyển;
• Tìm sẵn địa điểm ăn uống;
• Tìm khách sạn;
• Tìm phương tiện di chuyển trong thời gian du lịch;
• Cử người làm điều phối, quản trò để giúp các thành viên tập trung hơn.

 4: Lên kịch bản cho gala dinner, team building

Mỗi chuyến du lịch hè định kỳ hằng năm, một số công ty sẽ tổ chức gala dinner nhằm tổng kết hoạt động 6 tháng đầu năm với nhiều hoạt động liên quan. BTC cần phải phối hợp cùng khách sạn, nhà hàng để tổ chức sự kiện quan trọng này. Bạn có thể tự lên kịch bản, cử đại diện làm MC kiểu “cây nhà lá vườn” hoặc thuê cho một công ty sự kiện đến tổ chức, hai phương án này đều rất khả thi.

Đối với team building, BTC cần tìm ra các trò chơi nhóm phù hợp với số lượng thành viên tham gia du lịch của công ty. Tìm địa điểm tổ chức team building phù hợp, an toàn tại nơi mà nhân viên đang du lịch.

Du lịch kết hợp với team building cho nhân viên. Ảnh: Internet

5: Đặt vé máy bay/thuê xe

Sau khi đã hoàn tất hết mọi khâu cho kế hoạch tổ chức đi du lịch cho nhân viên, dựa trên số lượng mà BTC nên đặt vé máy bay hay thuê xe du lịch sao cho phù hợp. Đối với phương thức di chuyển là máy bay, bạn nên mua vé sớm để nhận được nhiều ưu đãi hơn, tiết kiệm chi phí tổ chức cho công ty.

Trong trường hợp thuê xe du lịch, nên chọn công ty lữ hành chất lượng, uy tín để đảm bảo chặng hành trình suôn sẻ và an toàn nhất.

Lưu ý gì khi lên kế hoạch tổ chức du lịch cho nhân viên?

Lên kế hoạch từ sớm và kỹ lưỡng

Ngay sau khi có thông báo từ cấp trên về việc du lịch công ty, BTC phải họp và chuẩn bị lên kế hoạch ngay, thực hiện càng sớm càng tốt nhằm tránh được nhiều rủi ro. Khi lên kế hoạch tổ chức du lịch cho nhân viên sớm, bạn có thể điều chỉnh sai sót ngay, không để các lỗi xuất hiện khi đã xuất phát.

Với bản kế hoạch sớm trên tay, cấp trên sẽ xem xét kỹ hơn, góp ý sớm hơn về các điều chưa hợp lý giúp BTC điều chỉnh tức thì. Như vậy, kế hoạch sẽ được xem xét nhiều lần, kỹ càng, tỉ mỉ hơn.

Chú ý đến ngân sách của công ty

Thông thường, ban lãnh đạo công ty sẽ đưa ra một mức chi phí nhất định dựa trên doanh thu để làm ngân sách du lịch cho nhân viên. BTC khi lên kế hoạch, chọn địa điểm và hình thức tham gia làm sao cho vừa vặn với con số này. Việc tổ chức du lịch cho nhân viên vượt ngân sách có thể làm bạn mất điểm hoặc chịu kỷ luật trước ban lãnh đạo.

Ngân sách mà công ty đưa ra sẽ tương quan với số lượng thành viên tham gia, cơ cấu giải thưởng trong đêm gala nếu có tổ chức. Tuy nhiên, bạn nên dựa trên tổng ngân sách để làm kế hoạch tổ chức đi du lịch cho nhân viên thay vì làm xong rồi điều chỉnh cho phù hợp.

Tổ chức du lịch cho nhân viên trong ngân sách cho phép. Ảnh: Internet

Hiểu hơn về chính sách tour

Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí du lịch cho nhân viên, bên cạnh đó vẫn chọn được tour chất lượng, uy tín. Ngoài chính sách ưu đãi hấp dẫn, BTC kỳ du lịch cho nhân viên cần phải quan tâm hơn đến chất lượng, danh tiếng của công ty đang chọn để mua tour.

Tìm hiểu các chính sách tour sẽ giúp bạn hạn chế được trường hợp bị nâng giá, lừa đảo khi làm việc với các công ty du lịch. Ngoài ra, chính sách tour còn có nhiều quy định về bảo hiểm du lịch, điều lệ liên quan đến pháp luật cần tìm hiểu rõ để bảo vệ quyền lợi cho nhân viên trong chuyến đi.

Cập nhật thông tin về covid-19

Hiện nay, tình hình dịch bệnh ở các khu vực gần biên giới đường bộ Việt Nam khá phức tạp vì người nhập cư trái phép ngày càng nhiều. Bởi vì vậy, khi lên kế hoạch du lịch cho nhân viên, bạn cần phải chú ý đến thông tin dịch bệnh. Đầu tiên, cập nhật liên tục các ca bệnh mới đến từ đâu, xuất hiện tại đâu để hạn chế chọn địa điểm này cho kỳ du lịch.

Tiếp theo, cập nhật cho nhân viên các kiến thức cần thiết về quy định phòng chống dịch covid-19 từ Bộ Y tế để đảm bảo an toàn. Tuyên truyền cho nhân viên khi đi du lịch ở nơi công cộng nên đeo khẩu trang và thường xuyên rửa tay sát khuẩn để đảm bảo sức khỏe.

Lưu ý về tình hình dịch bệnh khi cho nhân viên đi du lịch. Ảnh: Internet

Trên đây chính là cách để lên kế hoạch tổ chức đi du lịch cho nhân viên cơ bản, từ đây bạn có thể phát triển ra nhiều bước hơn để làm phong phú, đa dạng và lý thú cho chuyến đi. Những lưu ý đi kèm cũng sẽ giúp bạn và đồng nghiệp có được chuyến du lịch hè vui vẻ, an toàn nhất.

Xem thêm: 

• Có nên đưa người nhà đi du lịch, team building cùng công ty
• Team building là gì? Mục đích, ý nghĩa của team building như thế nào?
• Gợi ý một số chủ đề Team Building hay